Кадровый документооборот в организации

Кадровый документооборот в организации — это отдельная область деятельности, относящаяся только к внутренним процессам и регламентированная Трудовым Кодексом РФ. Весь документооборот, относящийся по персоналу организации, начиная от охранников и заканчивая руководителем, называется кадровым. Все заявления о приеме на работу, увольнения и переводы работников тоже входят в данный список. Сюда также относятся больничные листки или же документы о различных взысканиях. Кроме того, в эту группу входят устав компании и внутренние постановления, с которыми в обязательном порядке ознакамливаются все работники.

Также вся кадровая работа должна быть организована так, чтобы любое действие сотрудника было отмечено как-то документально. Вся документация должна быть правильно оформлена, храниться в порядке и быть систематизированной – за это отвечает кадровик (который является специалистом по кадрам) вместе со специально обученным работником. Данный кадровый работник и несет ответственность за ведение кадрового документооборота в компании.

Не существует определенного законом единого органа, который взял бы на себя всю ответственность за контроль ведения кадровой документацией. На деле, ответственность лежит либо на определенном лице или кадровом отделе в зависимости от размеров компании.

Как ведется кадровый учет в организации

Рассмотрим основные шаги в организации кадрового учета в компании.

1. Проведение предварительного изучения информации о делопроизводстве. Сначала стоит определиться с тем человеком (или сформировать отдел), который будет вести кадровые документы.

2. Планирование и анализ имеющейся документации. Пакет кадровых документов включает в себя локальные бумаги с реквизитами компании, определение видов ее деятельности и устав. Отличительной чертой является исчерпывающая информация, которая касается:

• сумм оплаты труда работников компании;

• сроки найма работников.

3. Определение перечня документов, которая необходимы для организации кадрового учета в компании. Нужен определенный список, которые нужно готовить каждый раз при приеме на работу или в ходе взаимодействия с сотрудником. К ним относятся:

• приказы, относящиеся к трудоустройству и увольнению;

• приказы, регулирующие исполнение трудовых функций и обязательств;

• личные дела и карточки работников;

• трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки работников, если они необходимы;

• трудовой договор, контракт.

4. Трудоустроить генерального директора в компанию.

5. Определить порядок составления основной кадровой документации. Первое, что необходимо сделать — составить штатное расписание. Кроме того, к пакету основной документации относят:

• правила трудового распорядка в компании, которые касаются и внешнего вида сотрудников (деловой стиль), а также правил работы;

• ведение обязательных журналов кадрового учета.

6. Разработка и согласование типового бланка трудового договора Необходимо тщательно описать все детали контракта. Так работодатель сможет вместе с кадровиком учесть все особенности договора и сделать его более компактным.

7. Подготовка прочей документации для кадрового учета. По другому их еще называют локальными нормативными актами, это те документы, которые нужны на уровне самой компании, а не для обмена с внешними контрагентами. На этапе подготовки необходимо принять решение о том, кто будет вести учет всех трудовых книжек. Задокументировать перечисление любых обязательств должен приказ.

8. Принятие на работу сотрудников в компанию. Данный этап говорит о том, что все предыдущие этапы внедрения кадровых процедур прошли успешно.

Кадровый учет в компании поможет оптимизировать специализированная система электронного кадрового документооборота. Данные системы имеют безопасную систему хранения всех данных. Кроме того, при установке можно пользоваться как обязательными шаблонами кадровых документов, так и создать свои. Поэтому — это лучшее решение.